Organisasi dan metode

BAB II

TEORI ORGANISASI KLASIK

Konsep tentang organisasisebenarnya sudah berkembang mulai 1800-an, dan konsep sekarang dikenal sebagai teori klasik (classical theory) atau disebutteori tradisonal. Para toeritis klasik menekankan pentingnya “rantai pemerintah” dan penggunaan disiplin, aturan dan supervisi ketat untuk mengubah organisasi agar beroprasi lebih efisien. Teori klasik berkembang dalam tiga aliran : Birokrasi, Teori Administrasi, dan Manajemen Ilmiah. Semua dikembangkan tahun 1900-1950 oleh kelompok penulis yang berkerja secara terpisah dan tidak berhubungan langsung.

Teori klasik mendefinisikan organisasi sebagai struktur hubungan, kekuasaan, tujuan, peranan, kegiatan, komunikasi dan faktor lainnya.

      TEORI BIROKRASI

Teori yang dikemukakan oleh Max Weber dalam bukunya : The Protestant Ethic and Spirit of Capitalism, dan The Theory of Social and Economic Organization, buku yang diharapkan menjadi karya terbesar tetapi tidak dapat diselesaikan hingga saat ajalnya.

Kata birokrasi berasal dari kata legal-rasional, organisasi disebut rasional. Menurut Weber bentuk organisasi yang birokratik secara kodratnya adalah bentuk organisasi yang efisien, Weber berpendapat masyarakat perlu membentuk organisasi “baru” yang lain dari organisasi tradisional. Weber menemukakan karakteristik birokrasi sebagai berikut :

      1. Pembagian kerja yang jelas

      2. Hirarki wewenang yang dirumuskan secara baik.

      3. Program rasional dalam pencapain tujuan organisasi.

      4. Sistem prosedur bagi penanganan situasi kerja.

      5. Sistem aturan mencakup hak dan kewajiban posisi para pemegang jabatan.

      6. Hubungan antar pribadi yang bersifat “impersonal”.

Jadi birokrasi adalah sebuah model organisasi normatif, yang menekan struktur dalam organisasi.

      TEORI ADMINISTRASI

Teori admnistrasi adalah bagian kedua dari teori organisasi klasik, berkembang tahun 1900 atas dasar sumbangan Hendri Fayol dan Lyndall Urwick dari Eropa, serta Mooney dan Reiley di Amerika.

HENDRI FAYOL (1841-1925)

Seorang industrialis dari Perancis, tahun 1916 menulis masalah tehnik dan administrasi dalam buku Administration Industrielle et Generale (Administrasi Industri dan Umun). Fayol menyatakan bahwa semua kegiatan dapat dibagi 6 (enam) kelompok :

      1. Kegiatan teknikal (produksi, manufacturing, adaptasi).

      2. Kegiatan komersial (pembelian, penjualan, pertukaran).

      3. Kegiatan finansial (pencarian suatu pengguna optimun dari modal).

      4. Kegiatan keamanan (perlindungan terhadap karyawan dan personalia organisasi).

      5. Kegiatan akuntasi (penentuan persediaan, biaya, penyusuna neraca dan laporan).

      6. Kegiatan manajerial (perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian dan pengawasan).

Fayol mengemukakan dan membahas 14 kaidah manajemen yang menjadi dasar perkembangan teori administrasi sebagai berikut :

      1. Pembagian kerja (devision of work).

      2. Wewenang dan tanggung jawab (authority and responsibility).

      3. Disiplin (discipline).

      4. Kasatuan perintah (unity of command).

      5. Kesatuan pengarahan (unity of direction).

      6. Mendahulukan kepentingan umum dari pada kepentingan pribadi (subordination ofindividual interests to general interests).

      7. Balas jasa (remuneration of personnel).

      8. Sentralisasi (Centralization).

      9. Rantai skalar (scalar chain).

      10. Aturan (order).

      11. Keadilan (equity).

      12. Kelanggengan personalia (staility of tenure of personnel).

      13. Inisiatif (initiative).

      14. Semangat koprs (esprit de corps).

URWICK DAN GULICK : MOONEY AND REILLY

Gulick dan urwick memperkenalkan prinsip yang berhubungan denganpembagian kerja, koordinasi, penciptaan departemen yang disusun atas dasar“tujuan, proses, personalia dan tempat” dan penggunaan staf. Urwick melihat kesulitan administratif, penerapan kaidah organisasi (terutama birokrasi) dalam praktek, sehingga dia mengembangakan teknik penerapannya. Hal ini dikenal sebagai Urwick’s technique. Dasar teori oraganisasi klasik, menurut Urwick bersifat universal. Mereka menekan tiga prinsip organisasi yang mereka teliti dan temukan dijalankan dalam organisasi pemerintahan, agama, militer dan bisnis, ketiga prinsip tersebut adalah : Prinsip koordinasi, Prinsip skalar, Prinsip Fungsional.

      MANAJEMEN ILMIAH

Bagian ketiga dari teori klasik adalah manajemen ilmiah (Scientific Management), dikembangakan tahun 1900 oleh Frederick Winslow Taylor. Dalam buku literatur, manajemen ilmiah sering diartikan berbeda. Arti pertama, merupakan penerapan metode ilmiah pada study, analisa, dan pemecahan masalah organisasi. Kedua, manajemen ilmiah adalah seperangkap mekanisme atau teknik “a bag of tricks” untuk meningkatkan efisiensi kerja organisasi. F.W. Taylor mencoba mengembangakan metode kerja lebih efisien dengan mengadakan pendekatan ilmiah terhadap masalah manajemen. Taylor mengemukakan empat kaidah dasar manajemen yang harus dilakukan dalam oraganisasi perusahaan, yaitu :

      1. Menggantikan metode kerja dalam praktek dengan berbagai metode yang dikembangakan atas dasar ilmu pengetahuan tantang kerja ilmiah yang benar.

      2. Mengadakan seleksi, latihan dan pengembangan para karyawan secara ilmiah , agar memungkinkan para karyawan bekerja baik sesuai spesialisasinya.

      3. Pengembangan ilmu tentang kerja serta seleksi, latihan dan pengembangan secara ilmiah harus diintegrasikan, sehingga karyawan dapat kesempatan mencapai tingkat upah yang tinggi.

      4. Mencapai manfaat manajemen ilmiah, perlu dikembangakan semangat dan mental para karyawan melalui pendekatan antara karyawan dan manajer.

Secara ringkas, Taylor telah mengidentifikasi karakterisktik manajemen ilmiah :

Science, not rule of thumb. Harmony, not discord. Cooperation, not individualism. Maximum output, in place of rentricted output. The development of each man to his greatest efficiency and prosperity.

      TEORII KLASIK : ANATOMI ORGANISASI FORMAL

Rangkuman konsep dasar teori oraganisasi klasik dapat diuraikan berikut ini :

      a. Definisi organisasi formal

Unsur pokok organisasi formal yang selalu muncul dalam leteratur-litaratur manajemen adalah : Sistem kegiatan yang terkoordinasi, kelompok orang, kerjasama untuk mencapai tujuan. Organisasi formal adalah sistem kegiatan yang terkoordinasi dari sekelompok orang yang bekerja bersama untuk mencapai tujuan di bawah kekuasaan dan kepemimpinan.

      b. Dasar-dasar organisasi menurut teori klasik

Adanya suatu organisasi atau koordinasi tergantung pada empat kondisi pokok yang harus ada sebelumnya “kesatuan kegiatan” (unity of action), kondisi tersebut sebagi berikut : Kekuasaan, Saling melayani, Doktrin, Disiplin. Dasar ini dapat diterapkan untuk merancang struktur dan bentuk organisasi.

      c. Tiang dasar teori organisasi formal

      1) Pembagian kerja : Para ahli teori organisasi klasik menyebutkan pembagian kerja sebagai tiang dasar paling penting di antara empat tiang dasar teori organisasi klasik.

      2) Proses skalar dan fungsional : Proses ini adalah proses pertumbuhan vertikal dan horizontal organisasi. Proses skalar adalah mengenai perkembangan rantai perintah yang menghasilkan pertambahan tingkat pada struktur organisasi.

      3) Struktur : Struktur adalah hubungan antara berbagai kegiatan berbeda yang dilaksanakan di dalam suatu organisasi. Tujuan struktur ialah menyediakan/memberi wadah pada fungsi organisasi, agar tujuan organisasi tercapai dengan efektif .

BAB III

TEORI ORGANISASI NEOKLASIK

Teori neoklasiik dikembangkan atas dasar teori klasik, teori neoklasik merubah, menambah, dan dalam banyak hal memperluas teori klasik. Teori ini mendefinisikan suatu organisasi sebagai kelompok orang dengan tujuan bersama. Definisi ini berbeda dengan definisi klasik. Teori neoklasik, banyak menekankan pentingnya aspek sosial dalam pekerjaan (atau organisasi formal) san aspek psikologis (emosi).

       PERKEMBANGAN TEORI NEOKLASIK

Perkembangan teori neoklasik dimulai dengan tulisan Hugo Munsterberg. Pendekatan neoklasik ditemukan juga dalam buku tentang hubungan manusiawi seperti Gardner dan Moore, Human Ralation in Industry.

Hugo munsterberg

Sebagai pencetus psikologi industri yang diakui luas, Hugo menulis bukunya yang paling menonjol, Psychology and industrial Efficiency tahun 1913. Munsterberg sangat menghargai hasil kerja pencetus manajemen ilmiah seperti Taylor, Gilberth, Emerson, Gantt. Dia mengembangkan metode tes psikologis ilmiah untuk mencari karakteristik phisik dan mental individu yang cocok dengan kebutuhan suatu jabatan. Pada dasarnya Munsterberg menekankan adanya perbedaan karakteristik individual dalam organisasi. Munsterberg mengingatkan adanya pengaruh faktor sosial dan budaya.

Percobaan-percobaan Hawthorne

Percobaan yang dilakukan tahun 1924-1932 niscaya merupakan kristalisasi teori neoklasik, hasilnya dilaporkan secara terperinci oleh F.J. Roethlisberger, asisten riset Elton Mayo dan William J. Dickson dari Western Electric. Percobaan dilakukan di pabrik Hawthorne milik perusahaan Western Electric di Cicero, Illinois, dekat Chicago dan disponsori oleh National Research Council (lembaga riset nasional).

Percobaan pertama dilakukan untuk meneliti pengaruh perbedaan tingkat penerangan (cahaya) dalam pekerjaan terhadap prokduktivitas kerja atau efisiensi para karyawan. Percobaan ini terus dilakukan untuk menemukan faktor “misterius” yang mempengaruhi kenaikan produktivitas kerja. Penemuan Hawthorne pertama ini menunjukkan bahwa ada variable lain disamping kondisi kerja phisik yang mungkin mempengaruhi prilaku karyawan dan tingkat keluaran.

Percobaan kedua bulan april 1927, melibatkan kelompok kecil pekerja, terdiri dari enam orang gadis pekarja pada perakitan listrik. Dari hasil penelitian, para peneliti mengambil kesimpulan bahwa hubungan sosial atau manusiawi diantara para pekerja, peneliti dan peyelia (supervisors) lebih penting dalam menentukan produktivitas dari pada perubahaan kondisi kerja diatas. Moral pekerja yang tinggi akan menaikan produktivitas. Jadi para ahli peneliti Hawthorne mengemukakan pentingnya perasaan dan sikap para karyawan serta kelompok kerja mereka.

Bulan November 1931 Percobaan terakhir, tujuan observasi ini adalah untuk memahami bagaimana norma-norma yang mengendalikan hasil kerja setiap organisasi dikembangkan oleh kelompok sosial para pekerja atau organisasi informal. Kontrtibusi penting study Hawthorme, penemuan Hawthorme, telah menambah dimensi baru dan esensial bagi teori organisasi. Studi Hawthorme memperkenalkan gagasan bahwa organisasi adalah suatu sistem terbuka dimana segmen teknis manusiawi saling berkaitan.

       KRITIK DAN “USUL” PERUBAHAAN NEOKLASIK PADA TIANG DASAR TEORI ORGANISASI FORMAL

Pengikut aliran neoklasik adalah mereka yang membahas kelemahan model klasik pada prilaku oraganisasi , tetapi tidak menentang seluruh teori klasik. Teori organisasi klasik dapat diuraikan berikut ini.

Pembagian Kerja (Division of Labor)

Sejak pembagian kerja dilakukan,timbul masalah yang disebut anomie. Anomie adalah situasi di manapedoman kerja tidak ada (“lack of rule”) dan disiplin diri menjadi berkurang (:lack of self-discipline”). Di samping itu orang menjadi binggung, takut bertanya dan merasa dirinya diabaikan (“aloness among many”). Mengakibatkan timbul gejala depersonalisasi dan dysfunction, sehingga tidak kooperatif. Oleh karena itu teori neoklasik mengemukan perlunya :

      1. Partisipasi atau melibatkan setiap orang dalam proses pengambilan keputusan, agar tidak merasa “terlibat”.

      2. Perluasan kerja (job enlargement) sebagai kebalikan diri pola spesialisasi, agar orang menjadi tidak terlalu spesialisasi.

      3. Management bottom-up yang memberi kesempatan kepada “para junior” untuk berpatisipasi dalam pengambilan keputusan manajemen puncak.

Proses-proses skalar dan fungsional

Proses skalar dan fungsional (scalar and fungtional processes) menimbulkan berbagai masalah dalam pendelegasikan wewenang dan tanggung jawab. Asumsi teori klasik mengenai proses pendelegasian adalah bahwa kapasitas (memerintahkan dan menugaskan) fungsinya. Jadi, kita dapat menyimpulkan bahwa toeri klasik menganggap bahwa wewenang cenderung sama dengan kapasitas orang yang ditujukan oleh fungsi dalam organisasi.

Struktur organisasi

Teori neoklasik menyatakan bahwa struktur merupakan penyebab terjadinya pergeseran (frictions) internal di antara orang yang melaksanakan fungsi yang berbeda-beda. Menurut Melville Dalton penyebabnya adalah :Perbedaan tugas antara orang lini dan staf, Perbedaan umur dan pendidikan, Perbedaan sikap.

Untuk menghapus konflik struktural tersebut, neoklasik memberikan usulan rumusan yang akan membuat struktur menjadi harmonis, yaitu partisipasi, manajemen bottom-up, panitia bersama, penghargaan akan martabat manusia, dewan direktur junior diberi kesempatan dan komunikasi yang lebih baik .

Rentang Kendali

Neoklasik menyatakan bahwa rentang kendali atau resiko atasan-bawahan adalah tidak selalu 1 : 8 dan sebagainya. Neoklasik menjawab pertanyaan mana yang lebih baik antara struktur tall dan flat, dengan jawaban bahwa hal itu adalah situasional. Karena perbedaan individu dan organisasi, kadang yang satu lebih baik dari pada yang lain, maka rentang kendali tidak dapat ditetapkan secara kaku.

PANDANGAN NEOKLASIK TERHADAP ORGANISASI INFORMAL

Titik tekanan teori neoklasik adalah pada dua elemen pokok dalam organisasi, yaitu perilaku individu dan kelompok pekerja. Organisasi informal berarti kelompok alamiah yang terbentuk sebai hasil interaksi di antara para karyawan dalam situasi kerja mereka. Faktor Yang dapat menentukan munculnya organisasi informal, antara lain :

      1. Lokasi, untuk membentuk suatu kelompok, orang harus mempunyai kontak tatap muka (face to face) yang ajeg.

      2. Jenis pekerjaan, faktor kunci yang menentuka munculnya dan komposisi organisasi informal.

      3. Minat (interests), walaupun orang mungkin ada pada lokasi yang sama, melaksanakan kerja yang sejenis, perbedaan minat di antara mereka menjelaskan mengapa muncul beberapa organisasi informal kecil, di samping satu yang besar.

      4. Masalah-masalah khusus : orang yang tidak mempunyai minat, pekerjaan dan lokasi yang sama bergabung bersama untuk kepentingan khusus.

Bekerja dengan organisasi informal ini berarti tidak mangabaikan keberadaannya, mendengarkan pendapat kelompok yang disuarakan oleh pemimpin mereka, melibatkan partisipasi kelompok dalam pengambilan keputusan, dan mengendalikan komunikasi informal dengan menyebarkan informasi yang lebih cepat dan tepat.

BAB IV

TEORI ORGANISASI MODERN

Aliran terbesar ketiga dalam teori organisasi dan manajemen adalah teori modern. Teori modern telihat semua unsur organisasi sebagai satu kesatuan. Teori modern adalah multidisiplin dengan sumbangan dari berbagai bidang ilmu pengetahuan.

      DASAR PEMIKIRAN TEORI ORGANISASI MODERN

Teori organisasi dan manajemen modern dikembangkan tahun 1950. Teori modern dalam banyak hal mendasarkan berbeda dengan teori klasik. Pertama, teori klasik memusatkan pandangannya pada analisa dan deskripsi organisasi. Seseorang akan menjadi seorang ahli dalam spesialisasi bidangnya, tetapi mingkin dia tidak mampu memandang keseluruhan. Kedua, ilmu pengetahuan klasik telah membicarakan konsep koordinasi, skalar dan vertikal. Di sini dikemukakan pentingnya perancanaan, pengorganisasian, pengawasan, kominikasi, motivasi, dan intergrasi demi kesuksesannya operasi tujuan organisasi.

Teori modern bisa disebut sebagai teori organisasi dan manajemen umun yang memadukan teori klasik dan neoklasik dengan konsep yang lebih maju. Teori modern cenderung memandang organisasi sebagai sistem terbuka, dengan dasar analisa konseptual, dan didasarkan pada data empiris, serta sifatnya sentesa dan integratif. Teori modern menyebutkan bahwa suatu organisasi adalah sangat kompleks, dinamis, multilevel, multidimensional, multivariable, dan probabilistik. Sebagai suatu sistem, organisasi terdiri atas 3 unsur : (1) unsur struktur makro, (2) unsur proses yang juga bersifat makro, (3) unsur prilaku anggota organisasi yang bersifat mikro. Ketiganya saling kait-mengkait dan sebenarnya tak terpisahkan satu sama lain.

Teori Sistem Umum

Tujuan toeri sistem umum adalah menciptakan suatu ilmu pengetahuan organisasional universal dengan menggunakan elemen dan proses umum seluruh sistem sebagai titik awal. Ada beberapa tingkatan sistem yang harus diintegrasikan. Kenneth Boulding mengemukakan klasifikasi tingkat sistem sebagai berikut :

      1. Struktur statik.

      2. Sistem dinamika sederhana.

      3. Sistem sibernetik.

      4. Sistem terbuka.

      5. Sistem genetika sosial.

      6. Sistem hewani.

      7. Sistem manusiawi.

      8. Sistem sosial.

      9. Sistem transedental.

Teori sistem umum membicarakan setiap tingkatan sistem, sedangkan teori organisasi modern memusatkan diri terutama pada tingkat organisasi manusia.

Teori Organisasi Dalam Suatu Kerangka Sistem

Teori organisasi modern sebenarnya bukam merupakan kesatuan kerangka berpikir. Setiap penulis dan peneliti mempunyai tekanan khusus yang berbeda pada suatu bagian bila mereka membicarakan sistem organisasi. Teori organisasi modern adalah multidisipliner yang konsep dan tekniknya dikembangkan dari banyak bidang studi, seperti sosiolog, teori administrasi, ekonomi, psikolog, ekologi, operations research. Berikut ini akan diuraikan bermacam-macam unsur yang tercakup dalam analisis sistem, yaitu bagian organisasi sebagai sistem, interaksinya, proses dan tujuan sistem. Bagian dari sistem dan saling ketergantungaannya.

Bagian dasar pertama adalah individu, dan struktur kepribadiannya yang diberikan kepada organisasi. Bagia kedua sistem adalah penentuan fungsi formal, yang biasa disebut organisasi formal. Bagian ketiga dalam sistem organisasi adalah organisasi informal. Bagian keempat adalah struktur status dan peranan. Bagian kelima adalah lingkungan phisik pelaksanaan pekerjaan.

Proses hubungan dalam sistem. Teori organisasi modern menunjukkan tiga kegiatan proses hubungan universal yang selalu muncul pada sistem manusia dalam prilakunya berorganisasi. Ketiga proses berikut adalah :

      1. Komunikasi disebut juga dalam teori neoklasik, tetapi tekanannya pada deskripsi bentuk kegiatan komunikasi, yaitu formal-informal, vertiakal-horizontal dan lini-staf.

      2. Konsep keseimbangan adalah mengenai penyeimbangan mekanisme yang dicapai dengan jalan menjaga hubungan struktural yang harmonis antara bagian dalam sistem.

      3. Proses pengambilan keputusan adalah variable internal dalam suatu organisasi yang tergantung pada pekerjaan, harapan individu, motivasi dan struktur organisasi.

      PENDEKATAN-PENDEKATAN MANAJEMEN

Pendekatan Proses

Pendekatan keprilakuan

Pendekatan kuantitatif

Pendekatan sistem

Pendekatan Contingency (Sirtuasional)